Для этого нужно нанимать отдельного сотрудника или сотрудницу. Чтобы работала с клиентами и обрабатывала заявки. Можно даже студента, у меня так и сидит работает один, обрабатывает заявки и пакует их. CRM систему для автосервиса
https://www.bitrix24.ua/ru/articles/crm_car_service.php выбрал битрикс24, показалась самой доступной и надежной из всех. Клиента вести удобно, только заявка появилась на ремонт, сразу же карточка клиента завелась, там есть встроенный календарь, который моно удобно настроить и он будет показывать когда клиенту и во сколько привозить машину. Можно его и отключить.
С поставщиками так же удобно общаться, все настраивается под себя. Если что-то непонятно, есть консультанты в битриксе которые расскажут, как и что работает.